Ticker

6/recent/ticker-posts

Accounting Basics

Accounting Basics



Accounting is managing debits and credits. That’s all. Debit equals Credit. If in any transaction you have your debit balance equals to 1000 then the corresponding credit balance should equals to 1000. This is also called double-entry bookkeeping where every transaction has direct effect on more than one ledger accounts.

There are only two categories of debits : Assets and Expenses and there are only three categories of credits: Income, Liabilities and equity. Now a critic would say what about the contra entries and the treasury stock. Contra –Assets are also credits and the treasury stocks are also debits.( I won’t be covering these two sections over here).

Basically, Assets are things you own and liabilities are things you owe to others. Equity is your investment in the company. Revenues are income you earn where as expenses are mostly bills you pay. An account is a catalogue number with a description. For example: 0100 Petty Cash. Every account will fall into one of the five categories mentioned above i.e. Assets, Liabilities, Income, Expenses and Equity.

accounting-system-shown-in-figure



Now when you have all your accounts listed in this way, you will end up with this big book which is called “General Ledger”. General Ledger can either take an electronic form i.e. maintained in the computer software or the manual form that’s basically the manual paper book. Now let’s say you want to look at this big general ledger in summary, the summary of all the ledger balances are grabbed in a statement called Trial Balance For example, “You could have many transaction in relation to the cash which are all accumulated and preserved in the Cash Ledger, similarly there could be many ledgers covering different transactions like sales ledger, purchase ledger etc. The end result of all ledger balances are summarized to a single amount in the trial balance (which will show the end balance of all the ledgers). Trial balance will present the Debits in the left column and Credits in the right column. The thing is this that the total of the debit column and credit column should have the same total, WHY????? Because Debits Equals Credits. Below listed figure is a sample of trial balance prepared in a excel sheet.

Accounting-Basics.

Now you should have question, how I post entries to the general ledger.  Let’s make it simple there is a term called “journal “. Entries you will put in the journal are called the” journal entries”.  When you enter the journal entries the computer systems record Journal Entries in the Ledger and Journal at the same time. Debit entries increases the debit balances, and credit entries decrease them. It’s just like a mathematics .For example,
Let’s assume you have a retail shop where you sell your goods to the customer and purchaser form the supplier to resell. You have cash ledger and you should know that cash is an asset and by default assets is a debit, say, your cash balance now is 10000
Scenario 1,
 1 hour later you made cash sales of 5000 then your journal entry will be:
Dr(debit).Cash a/c:  5000
 Cr(credit). Sales a/c: 5000
Now in the Cash ledger the end balance will be: 10000(which was previous) + 5000(from the new sale) =15000. Similarly the Sales ledger will be updated for its credit entry.
Scenario 2,
 Again after 1 hour, you made cash purchase of goods from the supplier for 8000, Then, the journal entry will be:
Dr. Purchase a/c: 8000
Cr. Cash a/c: 8000
Now, what will be the balance on you ledger, can you please calculate. Let’s do it.
We have our updated cash account after the recent sale with 15000 and we should know cash is a asset and it is always debit. Now from scenario 2(journal entry), Cash a/c was credited. That means the updated Cash Ledger account will be: Dr. 15000(after the sale)-8000(purchase of goods where Cash a/c is credited). Then the end Cash A/c Ledger balance will be 7000. Similarly, there will be effect on the Purchase A/c  Ledger.

This is how each ledger accounts get updated as in course of the business and it is an ongoing process. The balance of the ledger account will go to the trial balance and from the trial balance we will prepare other financial statements like Balance Sheet & Income Statement.
Hope, this article has helped students and small business owners to understand how the accounting system works and how can you maintain your accounting system or simply can understand what your accountant is doing.

To know more about accounting, you can follow along the link to:





If you have any questions then please be free to ask by commenting on the comment box please do share if  you like this article. Thank you.

Post a Comment

2 Comments

  1. đồng tâm
    game mu
    cho thuê nhà trọ
    cho thuê phòng trọ
    nhac san cuc manh
    số điện thoại tư vấn pháp luật miễn phí
    văn phòng luật
    tổng đài tư vấn pháp luật
    dịch vụ thành lập công ty trọn gói
    thương lượng
    thuyết mbp
    erg là gì
    nổi tiếng
    chi square
    nói chuyện trước công chúng
    định lý
    victor vroom
    chiến thắng con quỷ
    điểm cân bằng

    - Tạm thời do Tào Uyên chủ trì công việc.
    La Đại Hải nói:
    - Quốc Đống, bây giờ cũng không biết bên Ủy ban kỷ luật điều tra ở huyện ta bao lâu, tôi cũng có chút lo lắng việc này sẽ ảnh hưởng tới công việc của huyện.

    - Bí thư La cũng không nên quá lo lắng. Lão tào có năng lực, hơn nữa còn có lão Vi, lão Tân hỗ trợ. Bây giờ công việc của huyện đã đi vào quỹ đạo, theo tôi đoán thì năm nay Công ty Đại Hoa, Công ty Tam Điệp đã tới, bên Hà Khẩu thì mấy công ty nước ép hoa quả cũng coi như đã xác định. Tài chính năm nay của huyện ta ít nhất tăng lên 30% so với năm trước. Mà thu nhập của nông dân cũng tăng lên trên 300 tệ. Tôi lo nhất là vấn đề cầu Quế Khê.

    La Đại Hải thở dài một tiếng mà nói:
    - Quốc Đống, cậu biết tại sao tôi mãi không tỏ thái độ ở vấn đề này không? Chuyện này liên quan quá nhiều người, sửa đổi phương án tạo thành ảnh hưởng lớn, tôi nghĩ cậu cũng mơ hồ biết.

    - Bí thư La, nói thật tôi cũng đoán được việc chặn đường là do liên quan tới phương án xây dựng cầu Quế Khê, muốn ném tôi đi để bọn họ thực hiện được phương án của mình. Ừ, chiêu này của bọn họ xem ra có tác dụng. Tôi bị đá sang bên, lão tào cũng chủ trương Phương án Bắc Tuyến, xem ra Phương án Bắc Tuyến chính là cơ hội duy nhất của bọn họ.

    - Quốc Đống, sao cậu lại phải khổ như vậy? Cầu Quế Khê trong Phương án Bắc Tuyến nối liền khu nội thành mới và cũ, phía bắc mặc dù xa một chút nhưng có thể đẩy mạnh khu vực phía bắc phát triển. Cậu sao phải làm bọn họ oán giận như vậy?
    La Đại Hải thở dài một tiếng.

    ReplyDelete
  2. I have never heard about this information I have noticed many new facts for me. Thanks a lot for sharing this useful and attractive information and I will be waiting for other interesting posts from you in the nearest future.Keep Posting
    Stock Cash PremiumTips

    ReplyDelete